مفهوم التفويض وأنواعه :
- هو عبارة عن عملية إعطاء المسؤولية ومنح السلطة اللازمة للموظف لغرض تمكينه من استثمار مهاراته لخدمة التنظيم .
- أيضاً هو نقل الرئيس الإداري بعض اختصاصاته إلى بعض مرؤوسيه ليمارسوها دون الرجوع إليه مع بقاء مسؤولية على تلك الاختصاصات المفوضة .
- أيضاً هو أن يعهد الرئيس الإداري وفقاً لما يسمح به القانون لأحد مرؤوسيه بممارسة بعض الاختصاصات التي تدخل في مهام وظيفته التي يشغلها .
- أما الإحلال فهو قيام من يحدده القانون بحكم وظيفته بممارسة كافة اختصاصات أحد شاغلي الوظائف العليا في حالة غيابه ويكون مسئولا عنها .
أهداف التفويض :
1- إعطاء الفرصة الكاملة للرئيس الأعلى للقيام بمهامه الأساسية والمتعلقة بالتطوير والتنمية والإشراف والتوجيه والتنسيق والتخطيط ورسم السياسات .
2- إتاحة الفرصة للإبداع والإبتكار ، ويكون للتفويض القدرة على اكتشاف القدرات وتنميتها وتطويرها . 3- تخفض التكاليف ، تساهم في تخفيض التكاليف المادية والمعنوية وتساعد على الإسراع في الإنجاز وتقلل الكثير من الإجراءات الروتينية .
4- تنمية المرؤوسين وإعدادهم لتحمل المسؤولية : ويعني إعدادهم لتحمل مسؤولية ما هم مقدمون على القيام به بالإضافة إلى شعورهم بالرضا والحماس ومن ثم الولاء والانتماء ، وهو يساعد على تنمية مهاراتهم عن طريق الخبرة مما يترتب عليه إعداد قيادات إدارية مستقبلية تتحمل المسؤولية .
5- تقوية العلاقة الإنسانية بين أعضاء التنظيم الإداري : إن التفويض يعني الثقة في قدرة المرؤوسين على تحمل المسؤولية والقيام بالواجبات المطلوبة ، الأمر الذي ينعكس على الأفراد ايجابياً وبالتالي فإنه سيقدم كل الاحترام والتقدير لرئيسه وتسود بلك روح الفريق والولاء والاعتزاز بالانتماء .
أشكال التفويض :
1) التفويض إلى الأعلى .
2) التفويض إلى الأسفل .
3) التفويض الجانبي .
4) التفويض المباشر وغير المباشر .
5) التفويض الرسمي وغير الرسمي .
6) التفويض المشروط وغير المشروط .
7) التفويض الجزئي الكامل والجزئي غير الكامل .
8) التفويض العام والخاص .
9) التفويض المؤقت والدائم .
10) التفويض البسيط والمركب .
مراحل التفويض :
1- التحليل الوظيفي .
2- تحديد ما يمكن تفويضه للمرؤوسين .
3- تخطيط تفويض الصلاحيات .
4- اختيار الأشخاص المؤهلين لعملية التفويض .
5- القيام بعملية التفويض .
6- المتابعة .
الشروط الواجب توفرها في التفويض الفعال :
- التفويض لا يكون إلا جزئياً .
- لا تفويض للمسؤولية : أي أن الرئيس يقوم بتفويض جانب من سلطاته بصفة مؤقتة مع بقاء مسؤوليته كاملة .
- عدم تفويض ما تم تفويضه .
- وضوح حدود التفويض .
- حق الرئيس في تعديل السلطات المفوضة أو استردادها.
- أن يتضمن التفويض الاختصاصات والأعمال .
- قانونية التفويض .
- علنية التفويض .
متطلبات التفويض الفعال :
1- أن يتم تحديد الواجبات والوظائف تحديداً واضحاً .
2- الثقة التي يتمتع بها المدير .
3- ضرورة الاختيار المناسب للمرؤوسين المفوضين .
4- كفاءة أنظمة الاتصالات بين الرؤساء والمرؤوسين داخل التنظيم .
5- نطاق الإشراف المناسب .
المعوقات التي تواجه عملية التفويض :
1) العوامل المتعلقة بالرئيس الإداري :
- التردد في اتخاذ القرارات نتيجة نقص الخبرة العملية .
- التردد في ممارسة التفويض من قبل الرئيس .
- عدم وجود ثقة من الرئيس لمرؤوسيه وعدم وجود نضج فكري لدى بعض الرؤساء .
- عدم الإلمام بمبادئ الإدارة وتدني المستويات الثقافية .
- رغبة الرؤساء في الظهور بمظهر القوة كي يرجع إليهم المرؤوسين .
استراتيجيات التخفيف منها :
- عدم اختيار الرؤساء الإداريين وفقاً لأسس عاطفية أو اجتماعية بل يجب اعتماد الأسس العلمية في عملية الاختيار .
- العمل على تدريب الرؤساء لتنمية مهارتهم في مختلف العمليات الإدارية .
2) العوامل المتعلقة بالمرؤوسين :
- عدم توافر حوافز فعالة بعد إنهاء عملية التفويض بنجاح .
- عدم توافر أنظمة معلومات كاملة تشجع على إنجاح عملية التفويض .
- عدم توافر الخبرة الكافية في الشخص المفوض إليه .
- عدم ثقة واطمئنان المرؤوسين للرئيس الأعلى حول ردود فعله في حالة ارتكاب الأخطاء .
- ضعف الثقة بالنفس لأسباب صحية أو نفسية أو اجتماعية .
استراتيجيات التخفيف منها :
- العمل على تعليم وتدريب المرؤوسين في العمل الإداري لزيادة كفاءتهم وتنمية مهاراتهم للحصول على الخبرة الكافية .
- العمل على احترام المرؤوسين ومشاركتهم في أنشطة اجتماعية وثقافية وتحسين العلاقات الإنسانية بهدف زيادة الثقة المتبادلة .
3) العوامل المتعلقة بالتنظيم :
- تحديد الاختصاصات الوظيفية ، وذلك بتحديد الواجبات والمسؤوليات المتعلقة بكل وظيفة .
- وضوح خطوط السلطة داخل التنظيم .
- وضوح الأهداف .
- ضرورة توافر أنظمة اتصال ورقابة إدارية جيدة .
- تحقيق الاستقرار الوظيفي .
العوامل المساعدة على إنجاح عملية التفويض :
1- التعريف والتحديد الواضح للسلطة والمسؤولية .
2- تطابق السلطة مع المسؤولية .
3- وحدة الأمر .
4- عدم الإساءة في استخدام أنظمة الرقابة .
5- التوزيع المناسب للموارد البشرية .
6- تطوير وتحديد أنظمة الاتصالات الإدارية .
7- تطبيق أنظمة حوافز فعالة وناجحة .
8- المعاملة الحسنة للمرؤوسين .
9- مراعاة التخصص في الأعمال .
10- تنمية الثقة ورفع الروح المعنوية .
11- إعطاء الفرصة الكافية للمرؤوسين لتطوير أنفسهم .
نظرية التفويض :
النظريات التقليدية : تعالج موضوع التفويض على انه من الأمور المستجدة كون المدير يمتلك كل الصلاحيات في إدارة الأمور والعمليات داخل التنظيم وعلى العاملين القيام بالإنجاز وفقاً للتعليمات وتنفيذ المهام والواجبات .
أما الفكر الإداري : ينظر إلى أنه يجب تفويض كل فرد في التنظيم قدراً من السلطة وإعطائه فرصة إدارة عمله بنفسه ويأتي دور المدير هنا بالرقابة . 
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق