المفهوم والأهمية :
يعتبر الوقت هو أندر الموارد فإذا لم تتم إدارته لن تتم إدارة أي شيء آخر ، ويعتبر مورد لا يمكن ادخاره بل يجب استخدامه بحكمة .
- فردريك تايلور رائد حركة الإدارة العلمية أول من ساهم في دراسة الوقت حيث دعا إلى استخدام عنصر الوقت لإنجاز الأعمال بأقل التكاليف وذلك من خلال محاولات زيادة الإنتاجية واستخدام التحفيز وتحسين ظروف العمل والتدريب .
- المدرسة الفكرية ركزت على العلاقات الإنسانية وعالجت موضوع الوقت بكفاءة عالية من خلال دراسة أوقات الراحة وأوقات العمل وتأثيرها على رفع الروح المعنوية للأفراد .
يمكن تعريف إدارة الوقت بأنها إحدى العمليات التي تستطيع بها أن تنجز المهام والأهداف التي تمكنك من أن تكون فعالاً في عملك ، وتنبع أهمية الوقت من :
1- إن الوقت سريع الانقضاء وعملية استرجاعه أو مستحيل .
2- الوقت من الموارد النادرة لا يُجمع ولا يعوض .
3- لا يمكن تخزينه .
4- موزع بالتساوي على جميع الأفراد .
وحى نستطيع استخدام إدارة الوقت لابد من تصنيف الأعمال إلى مجموعات أربعة وفقاً للبعدين التاليين :
1- البعد الأول : درجة الصعوبة والدقة ، وتقسم المهام إلى (مهام بسيطة وواضحة ومفهومة – ومهام على درجة من التعقيد والغموض )
2- البعد الثاني : طول مدة الجهد المبذول ، وتقسم إلى (مهام يحتاج إنجازها فترة قصيرة – ومهام طويلة الأجل)
أنواع الوقت :
1) الوقت الإبداعي : وهو المخصص للدراسة والبحث والاستقصاء والتخطيط لفهم الأمور وإداراتها والعمل على تحديد مضيعات الوقت ووضع الحلول لها وتحديد الأولويات التي يجب القيام بها .
2) الوقت التحضيري : وهو مرحلة الاستعداد لتنفيذ المرحلة الأولى ويتم فيها جمع المعلومات وتجهيز بيئة العمل وأدوات العمل وأساليبه وأفراده حتى يتم تجنب الهدر في الأموال والتقليل من التكاليف .
3) الوقت الإنتاجي : ويقصد به الوقت المبرمج والتعرف على جميع الأمور المتعلقة بالحصول على الوقت المثالي في العمال .
4) الوقت غير المباشر : وهو الوقت المخصص للنشاطات الفرعية غير المتخصصة والتي لها تأثير على العمليات الإنتاجية .
أسباب تطبيق إدارة الوقت :
1- تشجيع الاستفادة من إدارة الوقت في التطوير الوظيفي والسلوكي .
2- العمل على تقليل التكاليف المادية وغير المادية .
3- إدارة الوقت تعمل على زيادة فعالية وكفاءة الأجهزة والوسائل وزيادة الإنتاجية .
4- الوقوف على معرفة مسببات ضياع الوقت والعمل على إيجاد الحلول المناسبة .
متطلبات تطبيق إدارة الوقت :
- التخطيط الفعال للوقت . تنظيم الوقت .
تحليل استخدامات الوقت :
وتعني تسجيل الوقت اللازم لكل نشاط من النشاطات الضرورية لأداء الأعمال ، لذلك فإن دراسة إدارة الوقت تمر بالخطوات التالية :
- الخطوة الأولى : تحديد الأعمال والنشاطات التي تشغل وقت الموظف .
- الخطوة الثانية : تحليل الأعمال والنشاطات التي تشغل وقت الموظف .
- الخطوة الثالثة : اقتراح الحلول الملائمة لإعادة توزيع الوقت على أعمال الموظف .
- الخطوة الرابعة : تنفيذ الحلول والمتابعة .
كيفية توزيع الوقت والتحكم به :
يجب النظر إلى العوامل المؤثرة في كيفية وقدرة الأفراد على توزيع أوقاتهم وكيفية استغلالها ، وتتمثل هذه العوامل في : نوعية النشاط وطبيعة العمل ، وطبيعة وتركيبة قوة العمل ، وبيئة العمل ، والأجهزة المساعدة ، وأساليب القيادة ، والقدرات المادية .
§ من القواعد المتبعه في توزيع وقت الإداري على الأنشطة المختلفة هي :
- العمل على توزيع الوقت كما هو مخطط له . توزيع الوقت تماشياً مع المواعيد المحددة لكل نشاط .
- توزيع الوقت وفقاً لحجمه وكميته .
المشكلات والمعوقات التي تواجه استخدام إدارة الوقت :
- عدم الانتظام في ساعات العمل . غياب التخطيط الفعال . عدم وجود القناعات القيادية بأهمية الوقت وإدارته . عدم كفاءة وفعالية أنظمة الاتصالات الإدارية . عدم توافر أنظمة معلومات كاملة . المركزية الشديدة وعدم استخدام أسلوب التفويض في الإدارة . أثر بعض الجوانب الاجتماعية السلبية على مفهوم إدارة الوقت .
بعض الاقتراحات المساعدة في استخدام إدارة الوقت :
- تحديد النشاطات حسب أولويتها ثم العمل إنجازها .
- البدء بتنفيذ الأعمال التي تحتاج إلى متابعة مستمرة خلال اليوم .
- العمل على وضع النشاطات الفرعية مرتبة حسب أولوياتها بشكل يساعد على اختيار الأفراد المناسبين .
- تحديد الأوقات الأكثر إنتاجية وتنظيم الأعمال وتوزيعها على الأوقات المناسبة .
- التأني وعدم الاستعجال في تنفيذ الأعمال ، والعمل على الاستفادة من التكنولوجيا والتدريب .
- العمل على بناء الثقة المتبادلة بين الإدارة والعاملين .
- تجنب مضيعات الوقت .
- التغلب على الاتجاهات السلبية في أداء الأعمال .
علاقة إدارة الوقت بالتطوير التنظيمي :
أولاً : ارتكاز التطوير التنظيمي على جوانب مختلفة منها الجانب السلوكي ، حيث تعتبر وسائل إدارة الوقت واستراتيجياتها من الأمثلة على التدريب السلوكي
ثانياً : من أهداف التطوير التنظيمي تحقيق الكفاءة والفعالية في كيفية استخدام الموارد الاقتصادية بما فيها الوقت عن طريق تحليله وتسجيله .
إدارة الأزمات في المنظمات الإدارية :
- إدارة الأزمات هي كل موقف أو حدث يؤدي إلى إحداث تغيرات إيجابية وحادة في النتائج ، وهي حدث أو تراكم وتزايد لمجموعة أحداث غير متوقع حدوثها تؤثر في نظام المؤسسة أو جزء فيه .
- ومن الناحية العلمية : هي انقطاع عن العمل كلياً أو جزئياً لمدة قد تطول أو تقصر لسبب معين يتبعها تأثير الكيان وتحوله .
- وإدارة الأزمات بمفهومها هي تقنية تستخدم لمواجهة الحالات الطارئة والتخطيط للتعامل مع الحالات التي لا يمكن تجنبها وإجراء التحضيرات اللازمة لها .
مراحل الأزمة :
1- مرحلة الصدمة : وهي ذلك الموقف الذي يتكون نتيجة لغموض أمر ما يترتب عليه إرباك وشعور بالحيرة وعدم التصديق لما حدث ويرافق ذلك صراعات نفسية تختلف من إنسان لآخر .
2- مرحلة التراجع : بعد حدوث الصدمة وامتصاصها تبدأ بوادر الاضطراب أو الحيرة بالظهور وبشكل متزايد وتزداد حالات الإرباك والغموض وتدني الإنتاجية .
3- مرحلة الاعتراف : تبدأ عملية إدراك واسعة ومراجعة للأزمة والعمل على تحليلها من عدة جوانب .
4- مرحلة التأقلم : وهنا يتم استخدام استراتيجيات معينة للتخفيف من آثار الأزمة .
متطلبات إدارة الأزمات :
1- عدم التوتر .
2- التفاهم والوحدة ، وذلك لاحتواء الأزمة والتقليل من آثارها .
3- التغيير في أنماط الإدارة ، وذلك باستخدام بعض الأساليب الإدارية المتنوعة بما يتناسب وطبيعة الظروف السائدة .
4- استخدام المنهجية العلمية في التحليل ، للتخفيف من الأزمة وآثارها وذلك للتعرف على نوع الأزمة ودرجة شدتها وكيفية التصدي لها .
سمات الأزمة ومسبباتها :
- المفاجأة العنيفة والشديدة . التشابك والتداخل في بعض الأمور وعدم الوضوح . عدم توافر قاعدة معلوماتية كاملة تساعد متخذ القرار . عدم وجود الثقة نتيجة للنقص في المعلومات مما يشكل خوفاً من المجهول .
أما الأسباب المؤدية لنشوء الأزمات :
أسباب تعود إلى الجانب الإنساني :
سوء التقدير والاحترام . حب السيطرة والمركزية الشديدة . الإشاعات . تعارض الأهداف والمصالح . أسباب إدارية :
- سياسات مالية مثل ارتفاع التكاليف وضعف الرقابة . عدم التخطيط الفعال . اتخاذ القرارات بشكل عشوائي . عدم وجود أنظمة حوافز ناجحة . عدم وجود الوصف والمواصفات الجيدة للمهام والواجبات كيفية التعامل مع الأزمات :
أولاً : الإعداد والتخطيط للتعامل مع الأزمات : - إجراء دراسة تحليلية شاملة للتعرف على أوضاع المنظمة .- محاولة التنبؤ بالمشكلات المستقبلية والعمل على إيجاد الحلول المناسبة لها .- دراسة العمليات التنظيمية باستخدام منهجية البحث العلمي لتحديد مواطن الأزمات .- الاستفادة من خبرات التنظيم السابقة في كيفية التصدي للأزمات المتوقعة .
ثانياً : التنظيم تصحيح الهيكل التنظيمي لإدارة الأزمة ويمتاز هذا التشكيل بالمرونة والقدرة على التأقلم مع المتغيرات الجديدة والسرعة والكفاءة في عمليات اتخاذ القرار
ثالثاً : التنفيذ أي القدرة على ممارسة اتخاذ القرارات الناجحة بأسلوب علمي للتعامل مع الأزمة يعمل على امتصاص الأزمة والتوتر واحتواء النتائج المتوقعة.
رابعاً : المتابعة وهنا لابد من متابعة جميع الخطوات السابقة ومحاولة إدخال التعديلات المناسبة ومراقبة الخطة ومتابعة القرارات التي سبق اتخاذها.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق